有効化しないと動かない仕組み
有効化とは、業務アセットと権限セットを動かし始める操作です。作って保存しただけでは、タスクは生成されません。有効化して初めて、タスクの生成が始まります。
作ったのにタスクが1件も出てこない場合は、まずここを確認してください。
原因が有効化ではないこともあります。
- アカウントとメンバーが紐付いていないときはアカウントとメンバーの名寄せを参照してください。
- タスクが生成される前提条件は権限セットとはにまとめています。
2つの有効化
| 対象 | 有効化すると始まること | 状態を確認する場所 |
|---|---|---|
| 業務アセット | その業務アセットに関連するタスク生成 | 「業務アセット」画面の「有効」列 |
| 権限セット | その権限セットに関連するタスク生成 | 「権限セット」画面の「有効」列 |
有効化していない状態は、どちらの画面でも「未有効」と表示されます。業務アセットの操作手順は業務アセットを有効化するにあります。
タスクが生成される条件
権限セットから生成されるタスクは、業務アセットと権限セットの両方が有効なときだけ生成されます。どちらかが未有効のあいだ、それに関連するタスクは生成されません。
グループプッシュから生成されるタスクは、2つに分かれます。
| 生成されるタスク | 権限セットの有効化 |
|---|---|
| グループそのものを作る・移す・消すタスク | 必要ありません。業務アセットが有効であれば生成されます |
| そのグループにメンバーを入れる・外すタスク | 必要です。 有効な権限セットを経由して、メンバーごとに計算されます |
詳しくはグループプッシュとはを参照してください。
タスクになるのは、有効化した後に生じた変更だけです。有効化した時点より前に生じていた権限のズレは、タスクとして生成されません。
有効化しただけでは、タスクは1件も出ません。 確認画面にも「（業務アセット名）に関連するタスクが生成されるようになります」と表示されます。これから生成されるようになる、という意味です。
すでに生じているズレをタスクにするには、有効化したあとにメンバーか権限セットを変更してください。詳しくは業務アセットを有効化するを参照してください。
同期と有効化の関係
この節は、接続先サービスと連携する業務アセットについての説明です。「同期の有効化」は、連携しない業務アセットには表示されません。
接続先サービスとの同期を動かすかどうかは、「同期の有効化」という設定で決まります。この設定を無効にすると、手動の同期も定期の同期も実行されません。
同期を動かす設定にしていても、業務アセットが未有効のあいだに実行される同期は種類によって違います。
| 同期の内容 | 業務アセットが未有効のとき |
|---|---|
| アカウントと割当を接続先サービスから取り込む | 実行されます |
| 「同期する項目」の値を接続先サービスへ反映する | 実行されません |
有効化を必要とするのは、接続先サービスへ値を反映する同期だけです。未有効化の確認画面には「YESODから（業務アセット名）へ情報が同期されなくなります」と表示されます。ここで止まるのは反映だけです。
「同期する項目」の値を接続先サービスへ反映するには、次の4つがそろっている必要があります。
- 業務アセットが有効であること
- 「同期の有効化」が有効であること
- 「「同期する項目」の値の反映を有効にする」にチェックが入っていること
- 「同期の有効化」に「実行時刻（時）」が1つ以上登録されていること
3つ目は、既定ではチェックが入っていません。4つ目は、業務アセットを作った直後は0件です。 実行時刻を1つも登録していないと、ほかの3つを満たしていても定期的な同期は動きません。
「同期の有効化」は、業務アセットの詳細画面の左のメニューの「基本設定」にあります。名前が似ていますが、「定期実行スケジュール」は別の設定です。
| 設定 | 何を決めるか |
|---|---|
| 「基本設定」の「同期の有効化」 | 接続先サービスとの同期を実行すること |
| 「定期実行スケジュール」 | 実行予定日のタスクを、日次で指定した時刻に反映すること |
左のメニューに並ぶ項目は、「業務アセット」画面の見かたを参照してください。
有効なあいだ変更できない設定
業務アセットが有効なあいだは、タスクの生成に関わる一部の設定を変更できません。変更するには、先に業務アセットを未有効化します。対象の設定と、そのときのメッセージは業務アセットを有効化するにまとめています。
有効化を取り消せる範囲
取り消せるかどうかは、有効化の状態と、設定として変更した内容で違います。
有効化の状態を戻せるのは業務アセットだけです。未有効化すると「未有効」に戻り、承認は必要ありません。
権限セットは、一度有効化すると画面から未有効に戻せません。一覧の操作は「編集」「有効化」「削除」で、「有効化」は有効化したあと表示されなくなります。有効化そのものを取り消す操作はありません。
業務アセットを未有効化すると、その業務アセットのタスクがスキップされます。有効化し直しても、スキップされたタスクは自動では戻りません。「業務アセットの未有効化」の確認画面には、この動作が表示されません。「タスク実行予定日」などを変更するために未有効化するときも同じです。
スキップされるのは、まだ実行を始めていないタスクだけです。実行中のタスクはスキップされません。「処理待ち」タブには実行中のタスクも並ぶため、タブに見えている件数とスキップされる件数は一致しないことがあります。
スキップされたタスクを処理待ちに戻す
-
サイドメニューの「タスク一覧」をクリックします。 「タスク一覧」画面が表示されます。
-
「スキップ」タブをクリックします。 実行しないと決めたタスクが並びます。
-
戻したいタスクを選択します。
-
「選択したタスクを処理待ちに戻す」ボタンをクリックします。 選んだタスクが「処理待ち」タブに移ります。
1件ずつ戻すこともできます。行の右端にある∨のアイコンから「処理待ちに戻す」を選びます。
設定として変更した内容は戻らない
設定として変更した内容は、業務アセットと権限セットのどちらも元に戻りません。保存した時点で反映され、来月から適用するといった指定もできません。
この点はメンバーや組織の変更と違います。メンバーの変更は変更予定として登録し、承認を受けてから有効になります。詳しくは変更が有効になる日と、記録された日の「予約できる情報と、できない情報」を参照してください。
タスクの生成を止める3つの方法
権限セットには未有効化がありませんが、削除しなくてもタスクの生成は止められます。方法は3つあり、上ほど影響が小さく戻しやすい方法です。
| 方法 | 止まる範囲 | 元に戻せるか |
|---|---|---|
| 業務アセットを未有効化する | その業務アセットに関連するタスク | 「有効化」で戻せます |
| 権限セットを「編集」して対象を外す | 外した対象のタスク | もう一度「編集」で戻せます |
| 権限セットを削除する | その権限セットから生成されるタスク | 戻せません |
「編集」では、「タスク生成対象」や「業務アセットと割当」から対象を外します。「編集」は有効・未有効のどちらの権限セットにも表示されるため、有効化した後でも使えます。
グループプッシュから生成されるタスクのうち、グループそのものを作る・移す・消すタスクには権限セットが関わりません。 止めるには、業務アセットを未有効化します。メンバーを入れる・外すタスクは権限セットを経由するため、この表のとおりに止められます。
削除を最後の手段にする理由
削除した権限セットは一覧から消え、元に戻す操作がありません。「権限セットの削除」の確認画面に表示されるのは「（権限セット名） を削除します」の1文だけで、元に戻せないことは書かれていません。
ほかの2つの方法は、後から戻せます。同じ目的を果たせるなら、削除を選ばないでください。
注意すべき点
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接続先サービスの認証情報が正しくない業務アセットでも、有効化はできます。 ただしアカウントの取り込み・タスク・属性の同期のすべてがエラーになります。
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ロールに権限がないと、業務アセットの一覧の行のメニューに「有効化」が表示されません。表示されないときは、ロールの「機能制限設定」を確認してください。
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削除した業務アセットは、一覧に表示されません。そのため、削除した後は有効化できません。